2010年03月22日

電話の10のマナー

電話が鳴ったらすぐに出る
・3回以上鳴ったら「(大変)お待たせしました」の一言をお忘れなく
・はきはきと自分から名乗る
・名乗りは会社のイメージを決めます。明るくさわやかに。用件を承ったら、個人名も名乗りましょう
挨拶をする
・取引先やお客様なら「お世話になっております」
・社内なら「お疲れさまです」など、挨拶が自然にできるようになりましょう。
・電話機器の操作を確実にする
・保留しようとして切ったり、別の人に取り次いだりするのはたいへん失礼です 。保留前後の挨拶を必ずしましょう
・「少々お待ちくださいませ」「お待たせ致しました」をお忘れなく。待たせるなら30秒以内で、それ以上は中間報告をして意向を聞きましょう
メモを取る。
・ノートの隅などに取ると紛失の危険があります。シートを用意しておくと便利。
・復唱確認をする
・社名や名前、電話番号などは必ず復唱するようにしましょう。
電話の最後は丁寧に終える
・基本的には掛けた方から、お客様の場合はお客様が切ったら静かに切りましょう。
・受話器を置く音は、かなり耳障りなものです。
・電話の周りでは騒がない
・近年の電話は感度がいいので、周りの話が筒抜けです。必ず保留ボタンを押して。
・感情的にならない
・ちょっとした感情も声にでやすいため、直接話している以上に気をつけましょう

* 参考図書です。一度お読み下さい。





ラベル:電話 マナー
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2010年03月17日

電子メールの書き方−コンピューターのウイルス対策

コンピューターウイルスは、Eメールやホームページなどからのダウンロードを介して広がっていきます。ウイルスに感染すると、パソコンに保存されているデータが消されたり壊されたりするばかりでなく、プログラムが正常に動かなくなったりするなどの損害を受け、復旧させるには多大な手間とコストがかかります。また、知らないうちにウイルスメールが送信されて、自分が加害者になってしまう場合もあります。このようなコンピューターウイルスによるトラブルを避けるためには、日頃からウイルス対策を心がけておきましょう。以下、注意するポイントを記します。

●知らない相手からのメールに注意し、添付ファイルは開かない
知らない相手から送信されたメールの添付ファイルは、ウイルスが潜んでいる可能性があるので容易に開いてはいけない。安全を確認することが難しいため、無条件で削除することが望ましい。1回削除しただけでは「削除済みアイテム」のフォルダに移るだけなので、もう一度削除を繰り返し、完全に削除する。

●どことなく変なメールは、知り合いからのメールであっても疑ってかかる
メールソフトに登録されたアドレスに勝手に送信するタイプのウイルスが激増しているため、送信者が知り合いの場合でも安心とはいえない。メール本文もウィルスが作成している可能性もあるので、どうも変だなと思われるメールが届いたときは、ファイルを開かず、先方に問い合わせるなどして安全を確認してから開くようにする。

●プレビュー画面からも感染
以前は、ウイルスメールが届いても、添付ファイルを開かなければウイルス感染しないと言われていたが、最近では、メール画面を表示させただけで感染させるウイルスメールが増えている。これは、HTML形式のメールの、書式などを指定するための簡単なプログラムが悪用されたもので、プレビュー画面が表示されただけでも、ウイルス入りのプログラムが実行されてしまう。
HTML形式のメールを使えるメールソフトを使用している場合には、プレビュー画面を表示しないよう、設定を変更しておくとよい。

●安易なダウンロードをしない
インターネット上のホームページから無償でダウンロードできるプログラムがある。しかし、安易なダウンロードによって、深刻な被害を受けることもある。ウイルスの感染のほか、ハードディスクの情報が盗まれたり、破壊される、また、外部からコンピュータを操られることもある。被害を防ぐためには、信頼できるサイト以外からはプログラムのダウンロードを避けるようにする。

*日常的に行なうウイルス対策
●ワクチンソフトを入れる

●ワクチンソフトは定期的に最新のウイルス定義に更新し、1日1回など時間を決めてこまめにウイルス検査を行うとよい

●データのバックアップをとっておく習慣をつける

●OSのアップデイトをして、セキュリティを高める

*参考図書です。一度お読み下さい



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2010年03月14日

電子メールの書き方−細かい注意点(その2)−

●書いた内容や表現を確認する
普段話している言葉を文字にすると、伝わる印象や意味が異なる場合がある。相手に不快な思いをさせないような言葉を選ぶことを常に意識する。また、誤字・脱字・変換ミスなどがないよう、送信前にチェックする。

●過信は禁物
Eメールは早くて確実に連絡がとれるものと過信しがちだが、配送経路で何がしかのトラブルがあった場合、メールが届くまでに何時間もかかったり、メールそのものが途中で行方不明になることもまれにある。
また、メールが届いていても相手がすぐにメールボックスをチェックするとは限らない。Eメールで送るのが適切であったとしても、急ぎの用事や重要事項などは、電話で「これ送ります」「いま送りました」と一報を入れた方がよい。

●返事はすみやかに
通常、差出人は相手がメールを読んだかどうかを確認できない。質問や依頼といった内容のメールを受け取った際には、できるだけすみやかに返事を出すようにする。

●“のぞき”はあるものと考えよ
暗号化装置(ハードウエアかソフトウエア)を使っている場合を除いて、インターネット上のEメールの秘密を守ることはできない。
現状では、メールが配送されていく全てのサーバで原理的には覗き見される可能性がある。第三者に決して見られてはいけないような内容をやり取りする場合にEメールを使うのは自殺行為と心得ること。
●メーリングリスト
ある特定の宛先にメールを送ると、あらかじめ登録しておいた人全員に送信される仕組み。社内や部署内での連絡・通達や仲間(同好者)同士の一斉同報に使われる。

●返信を送るときの注意点
メーリングリストで受信したメールに返事を送るとき、全員に送るのか、または特定の個人に送るのかで注意が必要になる。
「返信」「全員に返信」のアイコンをクリックして返信メールを作成すると、アドレス欄にはメーリングリストのアドレスが入るので、登録されているメンバー全員に送られる。元のメールの発信者や、特定の個人だけに受信メールを生かして返事を送りたい場合は、「転送」をクリックし、その人のアドレスをいれて送る。

*参考図書です。一度お読み下さい


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