2010年03月14日

電子メールの書き方−細かい注意点(その2)−

●書いた内容や表現を確認する
普段話している言葉を文字にすると、伝わる印象や意味が異なる場合がある。相手に不快な思いをさせないような言葉を選ぶことを常に意識する。また、誤字・脱字・変換ミスなどがないよう、送信前にチェックする。

●過信は禁物
Eメールは早くて確実に連絡がとれるものと過信しがちだが、配送経路で何がしかのトラブルがあった場合、メールが届くまでに何時間もかかったり、メールそのものが途中で行方不明になることもまれにある。
また、メールが届いていても相手がすぐにメールボックスをチェックするとは限らない。Eメールで送るのが適切であったとしても、急ぎの用事や重要事項などは、電話で「これ送ります」「いま送りました」と一報を入れた方がよい。

●返事はすみやかに
通常、差出人は相手がメールを読んだかどうかを確認できない。質問や依頼といった内容のメールを受け取った際には、できるだけすみやかに返事を出すようにする。

●“のぞき”はあるものと考えよ
暗号化装置(ハードウエアかソフトウエア)を使っている場合を除いて、インターネット上のEメールの秘密を守ることはできない。
現状では、メールが配送されていく全てのサーバで原理的には覗き見される可能性がある。第三者に決して見られてはいけないような内容をやり取りする場合にEメールを使うのは自殺行為と心得ること。
●メーリングリスト
ある特定の宛先にメールを送ると、あらかじめ登録しておいた人全員に送信される仕組み。社内や部署内での連絡・通達や仲間(同好者)同士の一斉同報に使われる。

●返信を送るときの注意点
メーリングリストで受信したメールに返事を送るとき、全員に送るのか、または特定の個人に送るのかで注意が必要になる。
「返信」「全員に返信」のアイコンをクリックして返信メールを作成すると、アドレス欄にはメーリングリストのアドレスが入るので、登録されているメンバー全員に送られる。元のメールの発信者や、特定の個人だけに受信メールを生かして返事を送りたい場合は、「転送」をクリックし、その人のアドレスをいれて送る。

*参考図書です。一度お読み下さい


posted by もりもり at 10:00| Comment(0) | TrackBack(0) | ビジネスマナー講座 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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