2010年02月22日

ビジネスマナー:電子メールはどのようなケースで使用すべきか


ビジネスにおいて営業訪問、会議、連絡、報告と様々なコミュニケーションがありますが、そこで使用されるツールも直接会って話すだけでなく最近は電子メール、電話、FAX、TV会議、手紙など多岐にわたります。その中で、特に使い方が難しくトラブルの元になりやすいので電子メールだと思います。これは、メールが比較的新しく出てきたツールでありその使用に当たりマナーが確立されていないことや、その性質が電話と手紙の中間的なものであり、ある意味中途半端なのでケースごとの適切な使い分けが難しいためと思われます。どういう風に使い分けるか色々意見がありますが、幾つか調べた上での私の見解をまとめてみました。

*電子メールの長所短所
まず長所として以下の様なことが考えられると思います。
 ・時間を選ばず、相手が都合の良い時間に読むことができる。
 ・相手が在席中でなくても情報を伝えられる。
 ・複数の相手に同時に伝達できる。
 ・URLや添付資料により大量の情報を伝えられる。
 ・同じフォーマットを何度でも利用できる。
 ・記録が残る。
 ・通信費が電話より安く済む

一方短所としては以下の様なことが考えられます。
 ・相手が直ぐに読むとは限らない(直ぐに返事がもらえるとは限らない)
 ・相手が読んだかどうか分からない
 ・相手の反応が分からない(細かいニュアンスが伝わらない、感情が伝わらない)
 ・ウイルス感染やスパムメールが届く危険性がある
 ・情報漏洩の危険性がある、

この様な長所、短所を考え私としては大体
 ・1対1での連絡やディスカッションは電話
 ・1対1でもデータや資料の送付はメール
 ・大人数に出す事務連絡・確認事項はメール
 ・大人数で討論する必要があるときは召集して会議開催
 ・緊急で急いで確認しなければならない時は電話
 ・電話で連絡して相手が不在の時などは取り合えずメールを入れて後で電話する
 ・海外は基本はメール(時差と費用の問題から)
といった感じで使い分けを心がけています。

ポイントとしては
 ・対象人数(大勢が一人か)
 ・連絡すべき内容(簡単な連絡・確認か討論すべき内容か)
 ・緊急性
なのかな、と思います。

*参考図書です。一度お読み下さい。





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posted by もりもり at 21:41| Comment(1) | TrackBack(0) | ビジネスマナー講座 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
この記事へのコメント
いつも楽しく観ております。
また遊びにきます。
ありがとうございます。
Posted by ビジネスマナー at 2010年08月04日 00:50
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